Privacyverklaring

Inleiding

In deze privacyverklaring is op een gedetailleerde wijze uiteengezet hoe wij als verwerkingsverantwoordelijke, met uw persoonsgegevens omgaan.

Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens

Als accountantskantoor zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, vragen heeft of u contact wenst op te nemen kan dit via onderstaande gegevens:

Accountantskantoor J.A.Y. BV
Moleneinde 11 A
2290 Vorselaar
Tel.: +32 14 51 84
info@jay-bvba.be

Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens

Ons kantoor kan persoonsgegevens verwerken voor meerdere doeleinden zoals:

  • Het voeren van de algemene boekhouding
  • Algemeen dossierbeheer
  • Opmaken en indienen van de aangiftes voor directe en indirecte belastingen
  • Opvolgen van de juridische en fiscale verplichtingen
  • Verstrekken van adviezen en informatie inzake boekhouding, fiscaliteit, juridische aspecten en wijzigingen mbt deze vakgebieden
  • Verstrekken van informatie over onze dienstverlening
  • Facturatie
  • Naleving van onze deontologische en wettelijke verplichtingen

Welke persoonsgegevens worden verwerkt

In het kader van de vermelde doeleinden kan ons kantoor op verschillende manieren gegevens verzamelen en verwerken.
In grote lijnen kan het om volgende persoonsgegevens gaan:

  • Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, e-mail, telefoonnummer, GSM-nummer, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, burgerlijke staat, nationaliteit, kopie identiteitskaart, elektronisch identiteitsbewijs (eID),…
  • Financiële situatie: inkomsten, bezittingen, investeringen, spaargelden, beleggingen, schulden, leningen, hypotheken, bankgegevens, contacten van financiële tussenpersonen waarmee wordt gewerkt,…
  • Familiale situatie: naam van de echtgeno(o)t(e), partner, huwelijksdatum, datum van samenwoning, aantal kinderen,…
  • Overeenkomsten: allerhande overeenkomsten zoals huurcontracten, leningscontracten, handelsovereenkomsten, verstrekte waarborgen,…
  • Vennootschappen: gegevens van de vennootschappen waar de cliënt aandeelhouder of bestuurder is.

De persoonsgegevens die door ons kantoor verwerkt worden, kunnen verstrekt worden door de cliënt maar kunnen eveneens afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), Het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de Balanscentrale, Companyweb, enz…

Ons kantoor kan persoonsgegevens verwerken die door de cliënt werden overgemaakt en die slaan op medewerkers, bestuurders, klanten, leveranciers, opdrachtgevers, enz…

Veiligheidsmaatregelen

We hebben als verwerkingsverantwoordelijke de nodige maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking zoals:

  • Het hanteren van een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
  • Onze systemen zijn beveiligd met een antivirus en firewall
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens
  • Alle gegevens worden bewaard in een cloudomgeving waar de nodige back-ups en beveiliging aanwezig zijn.

We stellen alles in het werk om de persoonsgegevens te beschermen. Ons kantoor kan echter niet verantwoordelijk gesteld worden in geval van diefstal of verduistering van die gegevens door een derde ondanks de ingevoerde veiligheidsmaatregelen.

Doorgeven van persoonsgegevens

J.A.Y. BV kan persoonsgegevens enkel doorgeven aan derde partijen wanneer het nodig is om de vooropgestelde opdracht(en) te kunnen uitvoeren.

Ons kantoor kan beroep doen op volgende derde partijen:

  • Softwareproducenten van een boekhoudpakket
  • Softwareproducenten mbt fiscale materie
  • Softwareproducenten die het mogelijk maken om de boekhouding en administratie te digitaliseren
  • Notaris, bedrijfsrevisor, externe medewerkers, externe IT-partner die het kantoor toelaten om op een optimale wijze te functioneren.

Bewaring persoonsgegevens

We bewaren de persoonsgegevens volgens de regelgeving die door het ITAA (Institute for Tax Advisors & Accountants | Instituut van de Belastingadviseurs & Accountants) wordt voorgeschreven.

Uw rechten als betrokkene

U heeft steeds het recht op inzage en verbetering van de persoonsgegevens die J.A.Y. BV van u verwerkt.

U heeft steeds het recht op het wissen van uw persoonsgegevens, beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens en de overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens, voor zover de toepasselijke regelgeving dit toelaat.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover met ons contact op te nemen.

U heeft steeds het recht klacht neer te leggen bij de Privacycommissie via:

GEGEVENSBESCHERMINGSAUTORITEIT (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
E-mail: contact@apd-gba.be
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wijziging privacyverklaring

Ons kantoor kan de privacyverklaring wijzigen. De aanpassing van de wijzigingen gaat pas in voege vanaf het moment de aangepaste privacyverklaring op de website van Accountantskantoor J.A.Y. BV is geplaatst.

De eventuele aanpassing van de privacyverklaring kan onder meer gebeuren om te voldoen aan nieuwe wetgeving / regelgeving die van toepassing is op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, aanbevelingen van de diverse autoriteiten en het ITAA.